Virtueel vergaderen

De redactiecommissie van de vereniging vergadert zo’n 20 x per jaar. Dat klinkt als heel veel, maar valt in de praktijk reuze mee omdat we veruit de meeste vergaderingen virtueel via Skype doen. In de weken voor het nieuwe nummer hebben we gemiddeld zo’n drie Skype-vergaderingen van een uurtje om de verschillende ingestuurde artikelen te bespreken, te bepalen wat aangepast moet worden, wat eruit kan (te lang soms) welke foto’s op de middenpagina komen, wat het thema van de volgende OD wordt en meer. We gebruiken GoogleDocs als samenwerkingsplatform zodat elk van ons al tijdens de vergadering de wijzigingen kan doorvoeren. Als hoofredacteur Willem dan de eerste versie gemaakt heeft, gaan een aantal correctors aan de slag om de stijl-, taal- en schrijffouten te corrigeren en suggesties te doen voor de lay-out. Een paar dagen later is er dan een nieuwe versie klaar en als die door elk van ons wordt goedgekeurd, gaat de 60MB grote pdf-versie naar de drukker.

Dan keert de rust weer even terug, hoewel ook de website, de nieuwsbrief en de Facebook-pagina het nodige overleg vergen.

Dit virtueel vergaderen biedt enorm veel voordelen. De kern-redactie woont verspreid over Nederland (Groningen, Hoofddorp en 2x Utrecht) en alleen al het naar een gezamenlijke plek rijden zou het aantal vergaderuren meer dan verdubbelen.

De echte bijeenkomst

Al dat virtueel vergaderen is mooi, maar er gaat toch niets boven een bijeenkomst waarbij je elkaar echt ziet en daarom hebben we zo’n 2x per jaar een echte bijeenkomst. Eén keer is dat met de kern-redactie en eenmaal met de uitgebreide redactie: de redacteuren, de bestuursafgevaardigde en de correctoren.

Even poseren in de zon. De redactie bij aanvang van de vergadering in de tuin bij Joyce Broekman in Epe. Ellen nam de foto.

Ditmaal was Joyce Broekman (correspondent) zo vriendelijk om haar lommerrijk gelegen huis als vergaderplek aan te bieden. En zo reden op zaterdag 20 mei tegen één uur ’s middags 7 redactie⁺-leden onder vrolijk geblaf van 2 stoere Drentenreuen het terrein van Joyce en haar man Ad op.

Het weer was wat wispelturig zodat we besloten toch maar binnen te vergaderen hoewel de temperatuur het beslist toeliet om lekker buiten te zijn.

Onderwerpen

Na de koffie met heerlijk zelfgemaakte appeltaart begon de vergadering. Naaste de obligate agendapunten als welkom, goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering en het nalopen van de actiepunten begonnen we met de redactionele bezetting.

Met 4 kern-redacteuren is de bezetting van de redactie eigenlijk te krap. Niet zozeer van wege de hoeveelheid werk (dat valt wel mee) maar wel omdat er nu te veel taken van slechts één iemand afhankelijk zijn. Willem doet de opmaak en als hij op de dagen voor de deadline van de drukker onverhoopt niet zou kunnen, dan ligt alles stil. Idem voor de website die eigenlijk geheel door Arjan gedaan wordt. Nu kun je tegenwoordig de meeste zaken ook wel van afstand regelen, maar toch….

Om allerlei redenen is het beter als redactieleden tenminste gedeeltelijk, elkaars taken kunnen overnemen. Een uitbreiding is daarom dan ook zeer gewenst! Daarna werden er afspraken gemaakt voor de komende OD. De deadline valt zoals altijd vlak na de Kampioensclubmatch en de Algemene Ledenvergadering en ieder jaar is het weer een hoop gedoe om de verschillende artikelen hierover op tijd binnen te krijgen.

De redactie aan het vergaderen. V.l.n.r Selam Tiemeijer, Ellen Bouwen, Willem van der Kolk, Joyce Broekman, Anita van der Vermeer, Hanneke Alberts-Oets en Tineke van der Feijst. Fotograaf Arjan van Hessen is niet zichtbaar.

Archief

Hanneke stelde voor om eens iets aan het archief te gaan doen. Samen met Henk Holleman hebben we de afgelopen maanden alle beschikbare oude papieren OD’s gedigitaliseerd en online gezet. Maar er is nog meer en wat gaan we daar mee doen en als alles gedigitaliseerd is, gooien we het papieren archief dan weg? Nu hebben we een opslagplaats in midden-Nederland maar dat kost geld en wat wil je ermee?

Afgesproken is om binnen een paar weken met een aantal mensen daar eens een hele vrije middag aan te besteden. Koffie, opklaptafel en stoelen mee en dan maar eens zien wat er is wat we ermee gaan doen.

Ik en mijn Drent

Het volgende onderwerp dat ter sprake kwam was de nieuwe rubriek voor de OD (en op termijn wellicht voor de website): “Ik en mijn Drent, persoonlijke verhalen van Drenteneigenaars/liefhebbers over belevenissen van- en met hun Drentsche Patrijshond.”

Dikwijls krijgen we enorm leuke artikelen binnen die niet direct onder een van de vaste rubrieken vallen. Dit zijn dikwijls echte pareltjes die vaak de innige band tussen Mens en Drent laten zien en daarvan willen we er beslist meer.

Social Media

Anders dan een aantal jaar geleden, zijn er allemaal (snelle) communicatiemiddelen bijgekomen: social media. Iedereen kan daar zo z’n persoonlijke mening over hebben, maar als redactie kunnen we het bestaan ervan nu eenmaal niet ontkennen. Maar hoe gaan we daar als vereniging mee om? De VDPH heeft naast de OD en de website ook een Nieuwsbrief, een Facebook-pagina en een Twitter-account. Dan heb je nog Snapchat, Instagram en ongetwijfeld komt er de komende jaren nog meer bij. Maar wat willen we ermee?

Communicatieplan

De afgelopen maanden heeft de redactie een communicatieplan geschreven voor het bestuur om de verschillende mogelijkheden eens tegen het licht te houden en in te schatten hoeveel menskracht er nodig is om overal adequaat op te reageren. We hebben nu een redelijk afgeschermde Facebook-pagina maar toch zie je dat daar, als er weer eens iets speelt op het gebeid van de Drentsche Patrijshond, enorm veel reacties binnenkomen. Niet alle reacties zijn even doordacht en beschaafd (helaas inherent aan het gebruik van Social Media) en het is slechts een kleine groep die de discussie bepaalt, maar toch…..

Overal snel en netjes op in gaan, gaat niet lukken (daar heeft niemand binnen de redactie tijd voor) maar dikwijls zitten er ook zinvolle vragen en opmerkingen tussen en dus is social media negeren ook geen optie. Wellicht meer hierover op de komende ALV in juni.

Afscheid

Hanneke, bedankt door de redactie middels een mooie pot met planten. Eenmaal klaar met vergaderen was er nog een ding dat echt gedaan moest worden: afscheid van bestuursafgevaardigde Hanneke Alberts-Oets. Hanneke is al jaren onze steun-en-toeverlaat en deed altijd meer dan normaalgesproken van een bestuursafgevaardigde verwacht mocht worden. Ze dacht actief mee met het redactiebeleid, hielp dikwijls mee met het corrigeren van artikelen voor op de website en was de intermediaire tussen redactie en bestuur. Ook gaf ze dikwijls een inkijkje in de motivatie van het bestuur om voorstellen van ons wel/niet/gedeeltelijk te honoreren: iets dat daadwerkelijk als smeerolie in de onderlinge communicatie fungeert. Hoewel Hanneke pas op de komende ALV daadwerkelijk afscheid neemt, was dit wel haar laatste redactievergadering. Ze gaf aan dat ze onze bijeenkomsten zal gaan missen. Wel, dat geldt in nog veel grotere mate voor ons.

Hanneke: enorm bedankt voor al jouw steun aan ons redactiewerk. Wij zullen je missen!

Een borrel in de zon

Voorzitter Willem hield het tijdschema strak in de gaten waardoor we keurig om halfvier klaar waren. Sommigen van ons moesten direct weer door. Zo werd Selma door echtgenoot Richard per caravan en een aantal Drenten opgehaald om door te rijden naar België voor een welverdiende vakantie en moest Ellen direct weg om weer op tijd thuis te kunnen zijn. De overige redactieleden kregen naar keuze een borrel, biertje of sapje en hebben nog een uurtje nagepraat op het heerlijk zonnige terras van Joyce. Maar aan alles komt een eind en tegen vijven vertrokken ook de laatste aanwezigen.

Het was weer een gezellige en vruchtbare bijeenkomst geworden en vol goede moed gaan we verder met al het redactiewerk voor de vereniging.

Rest nog om gastvrouw Joyce van harte te bedanken voor de uitstekende ontvangst: volgend jaar weer!

Redactie “Onze Drent”